Firmenumzug - ein ganzes Büro zieht um

Ein Firmenumzug erfordert logistische Höchstleistungen: Um die Ausfallzeiten im Betrieb und ergo die umzugsbedingten Kosten niedrig zu halten, reicht es nicht den Stichtag einfach aufs Wochenende zu verlegen. Die Planungsphase ist das A  und O für einen reibungslosen Bürowechsel. Zwar muss bei den Vorbereitungen die jeweilige Größe des Unternehmens berücksichtigt werden, die Kernpunkte der Planung für einen Firmenumzug bleiben dabei aber immer gleich.

Tipp vorweg, um wichtige Termine und Erledigungen rund um den Firmenumzug zu koordinieren: Nutzen Sie den kostenlosen Umzugskalender, um Ihren Umzug zu planen – einmal anmelden und zu den vor eingetragenen Erledigungen einfach alle wichtigen Punkte hinzufügen – danach können ggf. alle Mitarbeiter online darauf zugreifen.

Generelle Planung: So planen Sie jeden Umzug einfach und günstig

Beim Firmenumzug Mitarbeiter in Teams arbeiten lassen

Nachdem Terminliches für den Firmenumzug feststeht und die Mitarbeiter informiert sind, sollten Teams benannt und Verantwortlichkeiten aufgeteilt werden. Chef oder Abteilungsleiter delegieren entsprechend Aufgaben nach Zeitplan.
So kann z.B. ein Team die neuen Betriebsräume hinsichtlich Auflagen und Funktionalität, aber auch Optik planen. Ein anderes Team kümmert sich um das Beauftragen eines geeigneten Umzugsunternehmen. Auf einen Firmenumzug spezialisierte Unternehmen lassen sich online schnell finden und unverbindlich kontaktieren. In manchen Fällen werden weitere externe Dienstleister benötigt – Angebote von professionellen Handwerkern können Sie ebenfalls im Internet vergleichen. 
Ein drittes Team informiert externe Stellen wie Kunden, Banken etc. über den Firmenumzug und kümmert sich um die An-, Ab und Ummeldung bzw. Kündigung bei Energieversorgern, Telefon- und Internetanbieter, Versicherungen. Und falls der Firmenumzug ein richtiger Neustart ist: Schicken Sie ein Team auf "Shoppingtour", die neue Büroausstattung besorgen!

Kleinigkeiten, die den Firmenumzug erleichtern

• Zeitintensive und punktgenaue Arbeiten (wie Auslieferungen an Kunden) sollten auf die Zeit nach oder vor dem Umzugstag gelegt werden.
• Erstellen Sie einen Raumplan für die Spedition und beschriften Sie das Mobiliar - das spart Zeit am Umzugstag und Sie verschwenden danach keine Zeit mit großen Such- und Umräumaktionen.
• Ziehen Computer, Kopierer, usw. mit um, engagieren Sie einen Fachmann, bzw. stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter der EDV-Abteilung die Betriebsbereitschaft schnell wieder herstellen können – so können auch alle anderen nach dem Firmenumzug schnell wieder arbeiten.
• Organisieren Sie ggf.eine Notbesetzung im alten Büro, die während des Firmenumzugs Kundenanrufe beantwortet und anderes, unverzichtbares Tagesgeschäft erledigt.
• Mitarbeiter, die nirgendwo gebraucht werden, sollten einen Tag Urlaub verordnet bekommen -  beim Firmenumzug im Weg zu stehen nützt niemandem.

Unabdingbar: Ein Parkplatz direkt vor der Bürotür ist bei einem Firmenumzug besonders wichtig. Beantragen Sie also rechtzeitig ein amtliches Halteverbot.